Mitä tapahtumahenkilökunta voi tehdä tilaisuuden aikana?
Tapahtumahenkilökunta kohtaa vieraita, vetää aktiviteetteja ja auttaa tilaisuuden käytännön tehtävissä. Me valitsemme työntekijän tehtävän ja edustettavan brändin mukaan sekä ohjeistamme hänet ennen keikkaa.
Voit jättää meille soittopyynnön
Jätä nimesi ja numerosi, niin soitamme takaisin saman päivän aikana.
Tapahtumahenkilökunta voi tehdä tilaisuuden aikana paljon muutakin kuin olla paikalla. Se voi ottaa vieraat vastaan, kertoa ohjelmasta, vetää aktiviteettia ja auttaa käytännön tilanteissa, joissa osallistuja tarvitsee neuvoa. Kun tehtävät ovat selkeitä, vieras löytää helpommin oikeaan paikkaan ja järjestäjä voi keskittyä tilaisuuden kokonaisuuteen. Me välitämme PR-edustajia ja tapahtumatyöntekijöitä erilaisiin tilaisuuksiin sekä ohjeistamme heidät edustettavaan yritykseen ja työtehtävään ennen keikkaa.
Tapahtumahenkilökunta kohtaa vieraat alusta asti
Ensivaikutelma syntyy usein siinä hetkessä, kun vieras saapuu tilaan. Tapahtumatyöntekijä voi tervehtiä, ohjata ilmoittautumiseen, kertoa aikataulusta tai neuvoa, mistä löytyy esimerkiksi ohjelma, tarjoilu tai aktiviteetti. Samalla hän auttaa luomaan selkeän alun tilanteeseen, jossa vieraita saapuu eri aikaan ja osa tarvitsee enemmän opastusta kuin toiset. Tutustu palveluihimme, kun suunnittelet tilaisuuden henkilöstöä.
PR-edustaja voi toimia brändin kasvona asiakaskohtaamisissa. Hän voi kertoa tuotteesta tai palvelusta sovittujen ohjeiden pohjalta, kutsua vieraita mukaan ja pitää kohtaamisen luontevana. Me valitsemme työntekijän brändin ja tehtävän mukaan. Esimerkiksi esittelypisteellä työntekijä voi ottaa kontaktin ohikulkijaan, vastata peruskysymyksiin ja ohjata tarkempaa tietoa tarvitsevan oikean henkilön luo.
Selkeä tehtäväjako auttaa vieraita osallistumaan ja järjestäjää pitämään kokonaisuuden hallinnassa.
Suunnittele henkilöstön tehtävät
Kerro tilaisuuden ohjelmasta ja niistä kohtaamisista, joissa tarvitset henkilöstöä. Sovimme tehtävän sisällöstä tilauksen yhteydessä.
Tapahtumahenkilökunta vetää aktiviteetteja ja ohjelmaa
Aktiviteetin vetäjä auttaa osallistujia pääsemään mukaan tekemiseen. Hän voi kertoa, miten aktiviteetti etenee, kutsua seuraavan osallistujan vuoroon ja huolehtia siitä, että ohjeet pysyvät selkeinä. Tällainen tuki sopii tilanteeseen, jossa osallistujat tarvitsevat matalan kynnyksen aloituksen tai jossa järjestäjä haluaa pitää toiminnan liikkeessä koko tilaisuuden ajan.
Meiltä voi saada aktiviteettien vetäjiä, maskotteja, juontajia ja juontopalveluita. Juontaja kokoaa ohjelman eri vaiheet ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi ja auttaa vieraita seuraamaan, mitä tapahtuu seuraavaksi. Maskotti puolestaan voi tuoda näkyvyyttä ja kohtaamisia tilanteeseen, jossa haluat herättää huomiota ilman pitkää keskustelua. Katso esimerkkejä galleriastamme.
Käytännön avustus pitää tapahtuman sujuvana
Tapahtuman aikana syntyy pieniä tehtäviä, joihin järjestäjän oma aika ei aina riitä. Yleinen tapahtuma-avustaja voi neuvoa vieraita, täydentää sovittuja pisteitä, tukea ohjelman vaihtoja ja välittää havaintoja tapahtuman vastuuhenkilölle. On-site-koordinaattori taas auttaa henkilöstön ja käytännön työn yhteensovittamisessa tapahtumapaikalla.
Ennen tilausta kannattaa kuvata tilaisuuden tavoite, ohjelma, toivottu tunnelma ja ne hetket, joissa tarvitset henkilöstöä. Näiden tietojen avulla sovimme tehtävän yksityiskohdista tilauksen yhteydessä. Jos tarvitset apua PR-edustajien valintaan, lue myös ohjeemme tapahtumaan sopivista PR-edustajista.
Tarvitsetko tapahtumahenkilökuntaa?
Me välitämme tilaisuuteesi tehtävään sopivia PR-edustajia ja tapahtumatyöntekijöitä. Ota yhteyttä, niin sovitaan tarpeestasi.
Kiinnostuitko? Ota meihin yhteyttä!
Ota meihin yhteyttä alla olevalla lomakkeella